Formalités…

Comme vous avez pu le comprendre grâce à l’existence même de ce blog, nous allons effectuer un semestre à l’étranger. Voici donc un petit récapitulatif de nos démarches administratives. Parce que bon, c’est pas très passionnant mais on sait jamais, ça pourrait aider des futurs Iaetien(ne)s ou intéresser des personnes perdues parmi nous.

Septembre : Candidature au programme d’échanges et… de la paperasse…

Nous avons dû sélectionner 3 destinations où l’on souhaitait être envoyés tout en motivant notre projet. Cette année, la commission a donné les affectations mi septembre. A partir de là, une lettre d’engagement pour l’IAE à remplir et des documents à fournir pour l’université (parce que manque de bol, on est quand même associés à l’université d’Aix-Marseille donc y’a un intermédiaire). En fait, rien de très compliqué jusque là.

Octobre : Encore de la paperasse…

Délai de 3 jours oblige, nous avons constitué en catastrophe le dossier de candidature pour l’université d’Otaru. Le dossier comprend une lettre de motivationun Certificate Of Eligibility (à remplir pour les démarches de visa), des transcripts des notes obtenues pendant nos parcours universitaires, une attestation de nos scores au TOEFL ou encore la preuve que l’on a un passeport et de quoi vivre sur un compte bancaire… Bref, encore une fois, ça casse pas trois pattes à un canard mais ça prend du temps.

Novembre : Demandes de bourse…

Parce que sans surprise, la vie au Japon coûte relativement chère. Mais bon, pas de panique ! Il est possible de cumuler la bourse sur critères sociaux et l’aide à la mobilité (ou la bourse de votre région). Le gouvernement japonais propose également la JASSO sauf que la demande doit être faite l’année précédant l’échange, chose impossible pour nous donc. On pourra toujours chercher un petit boulot si on a besoin d’arrondir nos fins de mois malgré tout. Pendant ce temps là, nous avons reçu la lettre d’admission de l’université d’Otaru !

Février : Un petit saut dans le temps et…

Visa Japon Givré

Nos COE sont finalement arrivés fin Janvier. Peut-être le document le plus « compliqué » à remplir lors de la constitution du dossier, on reçoit en échange un certificat tout beau, tout coloré qui nous permet de faire nos demandes de visa. Les demandes sont faites dans la foulée, et nos passeport reviennent sains et saufs moins de 3 jours plus tard ornés d’un joli visa fleuri.

Et sinon, quoi d’autre?

Et bien pas grand chose. Prévenir l’université de notre date d’arrivée, souscrire une assurance internationale (April International en l’occurrence pour nous), « éventuellement » prendre nos billets d’avion. Nous avons choisi Lufthansa, pour le rapport qualité/prix mais aussi peut être un peu par habitude. L’université propose également un « buddy system », c’est à dire un tuteur qui est là pour nous aider afin de faciliter toutes les démarches à notre arrivée sur place.

Et maintenant ?

L’attente, et les préparatifs qui accompagnent n’importe quel voyage. Nous avons prévu quelques jours à Tokyo (東京) avant de débarquer dans le Nord par avion. On devrait éviter les températures trop négatives en arrivant à Otaru (小樽) tout en ayant la « chance » d’avoir encore un peu de neige.

Évidemment, les démarches ne concernent que nous et sont spécifiques à l’IAE Aix ainsi qu’au Japon. Celles-ci sont différentes selon les écoles et universités ainsi que les pays visés. On essaiera de penser à d’autres idées d’articles jusqu’au grand départ. En attendant, n’hésitez pas si vous avez des question.

M&P

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Une réflexion sur “Formalités…

  1. Wow les passeports sont vraiment magnifiques !!! *o*
    Je vous souhaite un très bon voyage à tous les deux 😀 et j’attends très vite de vos nouvelles du pays du soleil levant!
    Sayonara!

    J'aime

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